JagoBiz.ai Minggu 0 — Putuskan ruang lingkup
Pilih dua modul pertama (biasanya Penjualan dan Pembelian & Stok; Keuangan terisi otomatis). Tunda payroll, manufaktur, dan CRM sampai bulan ke-2. Tetapkan satu orang sebagai pemilik migrasi.
Minggu 1 — Rapikan master data di Excel dulu
- Produk: satu baris per varian yang HPP-nya berbeda (ukuran, gramasi, warna). Jangan satu produk untuk banyak ukuran — margin per pesanan akan kabur.
- Satuan & konversi: satuan dasar (pcs/lembar/kg) dan satuan beli (dus/rim/roll) dengan faktor konversi.
- Kategori produk dan akun pendapatan/HPP per kategori (pemetaan akun).
- Pelanggan & supplier: nama resmi, NPWP, termin pembayaran, alamat kirim.
- Gudang: daftar lokasi fisik yang stoknya dihitung terpisah.
- Hapus duplikat dan nama yang berbeda ejaan (“PT Abadi” vs “Abadi Digital”).
Impor ke JagoBiz lewat menu impor Produk/Pelanggan/Supplier (CSV).
Minggu 2 — Tanggal potong dan saldo awal
- Opname stok per gudang pada tanggal potong; catat qty dan nilai (harga beli terakhir atau rata-rata).
- Saldo awal stok diinput per produk per gudang → membentuk lot awal dan jurnal persediaan.
- Hutang terbuka: satu tagihan saldo awal per supplier per faktur yang belum lunas.
- Piutang terbuka: satu invoice saldo awal per pelanggan per faktur.
- Saldo kas & bank per rekening pada tanggal potong.
- Saldo awal akun lain (modal, aset tetap) lewat Saldo Awal di Keuangan.
- Cek: neraca seimbang di laporan (panel pemeriksaan hijau).
Minggu 3–4 — Transaksi baru hanya di ERP
- Semua penawaran, pesanan, pengiriman, tagihan, dan pembayaran dibuat di ERP sejak tanggal potong. Tidak ada transaksi paralel di Excel.
- Atur hak akses per peran (kasir tidak melihat laba, gudang tidak mengubah harga).
- Atur approval untuk dokumen bernilai besar.
- Nyalakan tanggal penguncian di akhir bulan pertama setelah neraca saldo dicek.
Akhir bulan 1 — Tutup dan bandingkan
- Bandingkan neraca saldo ERP dengan rekap Excel bulan sebelumnya: piutang, hutang, stok, kas.
- Selisih kecil wajar; cari penyebabnya di kartu stok dan umur piutang, bukan dengan jurnal manual “penyeimbang”.
- Definisikan 4–8 KPI pertama di modul Goal — sekarang datanya ada.
Lima kesalahan yang membuat tim kembali ke Excel
- Memasukkan riwayat transaksi lama.
- Satu produk untuk banyak varian.
- Semua orang memakai login pemilik.
- Barang keluar lewat “penyesuaian stok”, bukan Pengiriman.
- Tidak ada orang yang bertanggung jawab atas migrasi.
Pertanyaan terkait
Haruskah transaksi tahun lalu dimasukkan ke ERP?
Tidak. Masukkan saldo awal pada tanggal potong. Riwayat lama tetap di Excel sebagai arsip. Memindahkan ribuan baris lama adalah penyebab migrasi mangkrak nomor satu.
Kapan tanggal potong yang terbaik?
Awal bulan, setelah opname stok dan rekonsiliasi hutang-piutang. Awal tahun lebih rapi untuk pajak, tapi jangan menunda 8 bulan hanya untuk itu.
Modul JagoBiz yang terkait
Keuangan
Jurnal otomatis dari setiap transaksi, buku besar, hutang-piutang, kas & bank, aset tetap, dan laporan keuangan yang selalu seimbang.
Pembelian & Stok
Permintaan, PO, penerimaan barang, tagihan supplier, pembayaran, retur — dan stok real-time per gudang dengan lot FIFO.
Kontrol & Pengaturan
Satu akun untuk beberapa usaha, peran & hak akses per menu, alur persetujuan multi-level, dan audit log setiap perubahan.